Rédiger un cahier des charges efficace pour une formation réussie
Indissociable des projets de formation, la rédaction d'un cahier des charges est aussi l'occasion pour le responsable formation de rassembler l'ensemble des informations nécessaires pour qu'un prestataire, interne comme externe, puisse proposer une solution adéquate.
Pourtant, dans les faits, il est fréquent d'observer des cahiers des charges rédigés de telle manière qu'ils contraignent (voire enferment) le prestataire dans une réponse type.
Mais concevoir une formation, ça ne se fait pas du jour au lendemain. C'est une co-construction avec différents acteurs et qui peut être amenée à évoluer dans le temps, tant sur le fond que sur la forme. Comment, dans ce cadre, être agile et accueillir les changements ?
Un cahier des charges doit être co-rédigé avec des experts
La plupart du temps, les personnes qui rédigent les cahiers des charges le font en réponse à un besoin qu'elles ne peuvent satisfaire eux-mêmes (manque de temps, de compétences, etc.). On en vient rapidement à une liste, plus ou moins précise de ce qu'on attend du formateur : "Alors vous commencerez par un module de formation en ligne de deux heures, puis vous continuerez par deux jours de formation en présentiel et, enfin, vous terminerez par une classe virtuelle qui se tiendra trois semaines après".
La contribution des experts dans ce cahier des charges est primordiale. Vous devez les impliquer dès le début et cela jusqu'au moment où ils délivreront votre contenu de formation. Ne vous contentez pas de leur dicter les choses, laissez-les prendre part au projet dans sa globalité. Exception faite lorsque c'est clairement défini que vous avez uniquement besoin d'eux comme animateurs de contenus.
Se focaliser sur le besoin, sans présupposer de la solution
Plutôt que de détailler le "quoi" et le "comment" de la formation, les responsables formation gagneraient à s'intéresser plutôt au "pourquoi" et au "pour quoi" (faire). Il s'agit donc de passer du temps à analyser et à définir le besoin, et à en déduire des objectifs et indicateurs de résultats.
En se basant sur le modèle de Kirkpatrick, il serait par exemple opportun de préciser :
- Quels sont les éléments, factuels notamment, ayant amené à identifier le(s) besoin(s) en question ?
- Quelles sont les attentes des commanditaires (ROE - Retour sur les attentes) vis-à-vis de ce projet ?
- Quels sont les indicateurs de résultats identifiés à ce jour, susceptibles d'être impactés par ce projet (niveau 4 de Kirkpatrick) ?
- Quels sont les comportements attendus au poste de travail pour les apprenants, suite à leur formation (niveau 3 de Kirkpatrick) ?
Ces éléments seront bien plus utiles au prestataire pour comprendre les tenants et les aboutissants du projet, et pour formuler une proposition pertinente. Pourtant, dans les faits, ils sont fréquemment absents ou insuffisamment développés, au contraire des éléments liés aux contenu à aborder, aux modalités pédagogiques à adopter, etc. Et le choix du prestataire risque alors de se faire au moins-disant.
Deux c'est un, un c'est rien
Plus l'enjeu de la formation est important, moins il faut choisir son prestataire à la légère ! Or, même avec un cahier des charges orienté "résultats" (voir point précédent), la qualité du processus de sélection finale du prestataire est déterminante.
Plutôt que de ne laisser qu'une "chance" aux prestataires, je préconise plutôt de procéder en deux temps :
- Envoyer la première version de votre cahier des charges en n'imposant aucune contrainte, y compris budgétaire. Cela vous permettra d'avoir des réponses assez exhaustives de vos prestataires, qui pourront alors faire preuve de créativité et d'innovation car ils ne seront pas enfermés dans des modalités que vous auriez définies ou un budget que vous auriez déterminé. Peut-être même que la solution sera autre chose qu'une formation... Accessoirement, cela vous permettra de faire de la veille et d'identifier des bonnes pratiques sur le marché.
- Envoyer une seconde version de votre cahier des charges en délimitant, cette fois, le périmètre et en donnant des indications budgétaires. Cette fois, après avoir vu ce que proposaient certains prestataires, il peut être opportun de préconiser certaines modalités, dès lors que celles-ci ont fait la preuve de leur efficacité. C'est suite à ce second envoi que vous pourrez convier les prestataires retenus pour échanger avec eux en direct, de façon plus ou moins formelle.
En résumé : faites confiance aux prestataires ! Ils sont les experts de leur sujet. En tant que responsable formation, ne vous présentez pas comme un expert de la pédagogie, mais positionnez-vous plutôt comme étant le lien entre deux mondes : celui de la formation et celui de l'entreprise. Vous êtes un architecte, un "ensemblier" devant être capable de construire des solutions performantes, en veillant à ce que chacun puisse exprimer son potentiel, sans se substituer à l'expertise des uns et des autres.
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